Los Facility Managers (FM) tienen como objetivo muy importante en el contexto actual: ser los proveedores de paz mental que verifican todos los protocolos, políticas y procesos para mitigar los riesgos por contagio.
Bajo las condiciones actuales, de nada sirve controlar lo que sucede al interior de nuestro espacio, si al atravesar las áreas comunes estamos expuestos a un riesgo por contagio. Por tal motivo, su participación es fundamental no solo en los espacios que se arrienda, sino en aquellas áreas comunes de inmuebles multi-tenant que trabajadores y clientes deben recorrer.
Con la implementación del modelo de trabajo híbrido, se pudiera llegar a pensar que la labor de los Facility Managers se ha simplificado. Sin embargo, si bien existen algunas tareas -relacionadas directamente con la cantidad de usuarios como los servicios de limpieza- cuya demanda ha disminuido, hay muchos factores adicionales que demandan replantear las formas de trabajo y la utilización de nuevas herramientas.
Capacitar al personal en los nuevos esquemas de trabajo y protocolos a seguir demanda un alto involucramiento por parte de los Facility Managers tanto para el entrenamiento como para verificar la correcta implementación de los cambios.
Como ejemplo concreto, las tareas de limpieza se han sofisticado. Las rutinas y protocolos para este servicio han cambiado y los productos utilizados ahora son específicos. Por otra parte, algunas labores que, independientemente del uso de los espacios de trabajo, no pueden dejar de ejecutarse como el mantenimiento a los equipos de aire acondicionado o los sistemas de iluminación. Además, surgen nuevas interacciones con los propietarios de los inmuebles para asegurar que en áreas comunes se sigan los protocolos de distanciamiento social y control de acceso.
En el contexto actual, el rol del FM puede ir desde apoyar en la reapertura de un sitio de trabajo hasta verificar el cumplimiento y asegurar que todo se maneje de manera estructurada. En ese sentido, se enfrentan a dos grupos de preocupaciones:
Los clientes tienen preguntas como: “ya quiero abrir, pero ¿ahora qué hago? ¿cómo sé si estoy cumpliendo con las nuevas normas? ¿cómo puedo ayudar a mis empleados a sentirse seguros y volver con confianza?”. Con el objetivo de ayudar a empresas que están en esta situación se ha desarrollado un servicio de “Reboarding” donde, a través de los Facility Managers, se lleva de la mano a los clientes para que puedan operar en cumplimiento con las normativas locales y fomentando confianza a sus usuarios.
Se ha encontrado que aquellas empresas que no han dejado de operar porque sus actividades son consideradas esenciales tienen preocupaciones particulares. Las preguntas más frecuentes en este caso son: “¿cómo me aseguro de que todos los cambios que tengo que ejecutar se mantengan vigentes en mi operación cotidiana? ¿qué tipo de evidencia necesito generar para demostrar a las autoridades que cumplo con sus lineamientos? ¿cómo entreno al personal de limpieza para que ahora trabajen de manera diferente?” Para estos casos, se han reajustado los procesos de trabajo a través de los Facility Managers con entrenamientos constantes y fomentando foros internos de educación donde se pueda brindar las herramientas necesarias para controlar esta nueva forma de operar.
Adicionalmente, el Facility Manager debe colaborar con múltiples áreas de las compañías como recursos humanos, finanzas o IT.
La sinergia entre el área de recursos humanos de una empresa y Facility Management es fundamental. Los primeros deciden el nivel de servicio que quieren ofrecer a sus colaboradores y FM se encarga de hacerlo realidad de manera satisfactoria y segura. A su vez, RH monitorea el clima organizacional, percepción del usuario, y demás factores que funcionan como retroalimentación para que Facility Management reajuste su operación en favor de un lugar de trabajo excepcional.
Otra área clave es IT y Tecnología
A raíz de la nueva manera de ocupar los espacios, cada vez hay más herramientas tecnológicas que permiten a los usuarios reservar su estadía, así como verificar específicamente qué lugares están disponibles.
La integración de IT/Tecnología como habilitador de estas herramientas es fundamental para asegurar una correcta implementación y uso de estas plataformas. En Newmark se ha desarrollado una nueva plataforma basada en la experiencia (experience-based platform) llamada Newmark Neighborhood, que las empresas pueden utilizar no sólo para que sus empleados puedan reservar sus espacios de trabajo con anticipación, sino para habilitar una nueva manera de fomentar la conectividad entre la comunidad de colaboradores, y su involucramiento con el entorno. A través de una aplicación que se descarga en el móvil, se habilita la capacidad de:
Todo esto enriquece la experiencia del usuario al proveer una comunidad digital para la organización, integración social o networking, y hasta servicios complementarios al trabajo que pueden ser gestionados desde la aplicación.
Como se puede apreciar, el contexto actual ha obligado a un sinnúmero de cambios en las organizaciones pero, el contar con un servicio especializado como el Facility Management para implementar, capacitar y vigilar las diferentes dimensiones de cuidado hacia los colaboradores de una organización, permite una transición ordenada y con efectos duraderos en la calidad de los espacios de trabajo.
